Het nut en de noodzaak van een schriftelijke samenwerkingsovereenkomst

16 februari 2023 | Door:  Nelleke Scholten - Pol

Een maatschap of vennootschap onder firma aangaan, of toetreden tot een bestaande samenwerking is niet zo moeilijk. Je kan zo een afspraak maken bij de Kamer van Koophandel en je inschrijven. Hierdoor ontstaan gelijk allerlei rechten en plichten.
Enkele rechten en plichten rondom aansprakelijkheid of handelingsbevoegdheid zijn bij ondernemers vaak wel bekend. Ook is meestal bekend dat er fiscale voordelen aan verbonden kunnen zijn.

Waar vaak niet aan gedacht wordt, zijn een heleboel andere punten waarop je als samenwerkingspartners ook van elkaar afhankelijk bent. Naast waar je als bestaande ondernemer mogelijk rechten prijsgeeft.

Enkele voorbeelden:

• Voor wie zijn de voortzettingsrechten?
• Op welke manier waarderen we het ondernemingsvermogen?
• Wie krijgt welk deel van de investeringsaftrek?
• Wat zijn de gevolgen van vertegenwoordigingsbevoegdheden?
• Hoe ga je met elkaar om bij arbeidsongeschiktheid?
• Hoe verloopt de opbouw van het vermogen met name als er een onroerende zaak in de onderneming is ingebracht of er goodwill opgebouwd wordt / is.

Ook wens je als ondernemer natuurlijk maximaal gebruik te maken van de fiscale vrijstellingen en/of faciliteiten waar dat mogelijk is.

Uitgangspunt

Maak je zelf geen afspraken, dan bepaalt de wet hoe er omgegaan wordt met voortzettingsrechten, waarderingsgrondslagen, verdeling en opbouw van vermogen. Fiscale vrijstellingen moet je doorgaans claimen om er gebruik van te kunnen maken, ook dat gaat helaas niet vanzelf.

Wanneer iemand toetreedt tot een samenwerking ontstaan er rechten en plichten voor die persoon. Hij of zij is verplicht de schulden en lasten te dragen die samen hangen met de onderneming. Maar hij of zij krijgt ook rechten om bijvoorbeeld de onderneming voort te zetten als er een einde komt aan de samenwerking. Uitgangspunt is dat degene die de samenwerking opzegt, degene is die moet vertrekken. Dat geldt ook als dat degene is die in eerste instantie is gestart met de onderneming en de ander later is toegetreden. Dit is één van de dingen die vaak niet wenselijk is.

Problemen

Uiteraard moet er wel een vergoeding tegenover de overname staan bij voortzetting door één van de ondernemers. Daarnaast is de belangrijke vraag hoeveel en wanneer er betaald moet worden door degene die de onderneming voortzet. Hoe wordt er omgegaan met dat wat er al was bij de toetreding?

Dit zijn allemaal zaken die je regelt in een maatschapsakte of een vof-akte. Heb je hier geen afspraken over gemaakt, dan moet je dit nog regelen als één ondernemer uittreedt. In veel gevallen zijn er op dat moment tegenstrijdige belangen en is dit geen goed moment om hierover in gesprek te gaan. Zonder andersluidende afspraken betaal je mogelijk ‘de hoofdprijs’ waardoor voortzetting van de onderneming zelfs financieel onhaalbaar kan zijn.

Wil je gebruik maken van fiscale vrijstellingen of van fiscale faciliteiten en duidelijk hebben wie welk voordeel geniet? Ook dan is het essentieel om onderlinge afspraken schriftelijk vast te leggen. Ze maken de onderlinge verhoudingen duidelijk en hiermee kan je je ook verantwoorden bij de Belastingdienst.

Kansen

Ook voor het verkrijgen van subsidies is soms vereist dat er bepaalde aantoonbare afspraken zijn gemaakt. Dit kan een aanvullende reden zijn om onderlinge afspraken toch uitgebreider vast te leggen dan enkel de registratie/ inschrijving bij de Kamer van Koophandel. Op die manier kom je mogelijk in aanmerking voor (aanvullende) subsidies.

Soms is het mogelijk om het samenwerkingsverband met terugwerkende kracht aan te gaan, zodat bepaalde fiscale faciliteiten eerder in beeld komen.

Kortom:

Het is nadrukkelijk aanbevolen om naast de afspraak dat je een samenwerking aangaat en inschrijft bij de Kamer van Koophandel ook een samenwerkingsakte op te stellen. Hierin leg je onderlinge afspraken vast.

Bovenstaande voorbeelden zijn slechts om de noodzaak te beschrijven, maar geen volledige opsomming van onderwerpen die je met elkaar bespreekt. Een samenwerkingsakte wordt bij Alfa volledig op jou toegespitst en getoetst aan jouw behoefte om de akte passend te maken voor jouw situatie.

Heb je vragen over bepalingen in jouw akte of wens je deze te actualiseren? Of wil je nu een start maken om de onderlinge afspraken te laten vastleggen? Het is nooit te laat……….
De Alfa adviseur denkt graag met je mee!