Vraag maar Raak: “Thuiswerkend personeel? Benut jij de werkkostenregeling optimaal?”

25 november 2021 | Door:  Steven de Gram

“Het jaar 2021 is bijna ten einde. Wij (Youssef en Erik) vragen ons af of wij de werkkostenregeling optimaal benutten ten aanzien van ons thuis-werkend personeel. Hoe zit het met de mogelijkheden voor thuiswerken? Zijn hier voor ons kansen te benutten om dit fiscaal efficiënter te faciliteren?”

In deze rubriek antwoorden onze specialisten op jullie vragen. Heb je een vraag voor één van onze specialisten? Laat het ons dan weten. Deze maand beantwoordt fiscalist Gavin Lefers een vraag over de werkkostenregeling (hierna: WKR).

Beste Youssef en Erik,

Leuk dat jullie ons fiscaal advies vragen. In de praktijk krijgen wij deze vraag vaker. Graag wil ik een aantal belangrijke aspecten van de WKR toelichten. Ik benoem de volgende fiscale aspecten: (1) de basis van de WKR, (2) WKR en thuiswerken, (3) Vergoeding reiskosten, (4) Einde thuiswerken? en (5) NOW en WKR.

1. De basis van de WKR

De WKR: hoe zit het nu precies?

De WKR zorgt ervoor dat je vergoedingen ‘belastingvrij’ kan verstrekken aan jouw werknemers. Om na te gaan hoeveel er in de vrije ruimte belastingvrij kan worden verstrekt, is het van belang te weten wat de vrije ruimte is. De vrije ruimte wordt berekend aan de hand van de loonsom van alle werknemers. Zie hieronder de tabel.

Is de loonsom in 2021 € 400.000,- dan bedraagt de vrije ruimte € 12.000,-. In 2022 geldt voor dezelfde loonsom een vrije ruimte van € 6.800,-. Dit is € 5.200,- minder dan in 2021.

Mocht je de vrije ruimte in 2021 niet volledig benutten, dan kan je deze niet doorschuiven naar de volgende jaren. Het is daarom interessant te kijken naar de (resterende) vrije ruimte in 2021 en deze te benutten.

De vrije ruimte kan worden benut voor bijvoorbeeld:

• thuiswerkvergoeding;
• bonusuitkering (mits deze voldoet aan de gebruikelijkheidstoets);
• fiets van de zaak;
• kerstpakket.

2. WKR en thuiswerken

Door de coronacrisis werken meer mensen thuis. Werknemers die thuiswerken maken (mogelijk) meer kosten. Denk hierbij aan verbruik van koffie/thee, gas- en elektriciteit en toiletpapier. Het Nibud (Nationaal Instituut voor Budgetvoorlichting) berekende dat deze kosten ongeveer € 2,- per dag bedragen.

Als je jouw werknemer in 2021 voor een thuiswerkdag extra wil vergoeden (bijvoorbeeld
€ 2,- per dag), dan kun je dit realiseren door gebruik te maken van de vrije ruimte.

Echter, de wetgever heeft ook mogelijkheden gegeven om bepaalde vergoedingen belastingvrij te verstrekken die niet onder de vrije ruimte valt. Het voordeel is dat je hierdoor de vrije ruimte anders kunt gebruiken.

Het gaat om de volgende vergoedingen:

• Computer, mobiel, en soortgelijke apparatuur
  Vergoedingen en verstrekkingen die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van het werk. Hieronder wordt ook inbegrepen het internetabonnement
   
• Inrichting werkplek
  De werkgever is verantwoordelijk, conform de Arbowet, voor een werkplek voor de werknemer. Dit geldt ook voor werknemers die thuiswerken. Arbovoorzieningen kunnen belastingvrij ter beschikking worden gesteld of vergoed worden aan de werknemer. Te denken valt hierbij aan een bureau, bureaustoel, toetsenbord en muis.

NB: vanaf 1 januari 2022 mag je maximaal € 2,- per dag belastingvrij verstrekken aan de werknemer die thuiswerkt. In 2022 is er sprake van een gerichte vrijstelling waardoor de vergoeding niet onder de vrije ruimte valt.

3. Vergoeding reiskosten

Hoe moet je omgaan met de vaste reiskostenvergoeding aan je werknemers?

Corona zorgt ervoor dat de werknemers meer thuiswerken. De wetgever heeft goedgekeurd dat de vaste reiskostenvergoeding, tot 1 januari 2022, uitbetaald mag worden. Dit geldt voor de werknemers die vóór 13 maart 2020 de onbelaste vergoedingen ontvingen.

4. Einde thuiswerken?

Stel dat de werknemers na corona weer naar kantoor gaan. Hoe moet je omgaan met de verstrekte spullen aan hen?

De werknemers dienen de ter beschikking gestelde spullen terug te geven aan de werkgever of er moet op basis van een dagwaarde een vergoeding worden betaald aan de werkgever. Daarnaast dienen bijvoorbeeld de vergoedingen voor het gebruik van internet bij de werknemer thuis te worden stopgezet. Als dit niet gebeurt, dan kan dit door middel van de WKR worden benut.

5. NOW en WKR

In deze moeilijke tijden heeft de overheid de ondernemingen geholpen met de NOW-regeling. Als jij gebruik hebt gemaakt van de NOW is het van belang extra op te letten ten aanzien van de WKR.

Een vraag die zich kan voordoen is “In hoeverre raakt het bonusverbod de ‘belastingvrije’ vergoeding voor de directeur groot aandeelhouder (hierna: dga) in de vrije ruimte van 2021?”

Er mogen geen (verkapte) bonussen uitgekeerd worden. Als een bedrag vanuit de vrije ruimte aan de dga wordt uitgekeerd, kan dit mogelijk worden geïnterpreteerd als bonus of winstdeling met als risico dat de NOW-subsidie niet wordt toegekend. Geldt dit mogelijk ook voor jou?

Beste Youssef en Erik, er bestaan dus zeker mogelijkheden om vergoedingen te verstrekken aan het thuiswerkend personeel. Dit kunnen vergoedingen zijn die in de vrije ruimte vallen, en vergoedingen die mogelijk vrijgesteld zijn van de vrije ruimte. In 2021 is de vrije ruimte extra hoog. Wij denken graag met jullie mee en adviseren jullie graag verder. Zullen wij een afspraak inplannen?