Help (!) mijn debiteur betaalt niet

21 april 2022 | Door:  Gaby van Deursen

Vaak gaat het goed: een klant wil graag iets van jouw bedrijf, of dat nu producten of diensten zijn. Jouw onderneming levert het product of de dienst en stuurt de factuur. In de regel betaalt de klant vervolgens de factuur en is iedereen blij. Maar soms blijft het stil en wordt de factuur niet voldaan. Wat kun je dan doen om alsnog te zorgen dat er wordt betaald? In dit artikel bespreek ik de mogelijkheden. Wat te doen?

Aanmaningsbrief

Als betaling uitblijft, is het aan te raden een aanmaningsproces te starten. Vaak begint dit met een betalingsherinnering en eventueel een telefoontje. Volgt echter geen betaling, dan is het aan te raden een aanmaningsbrief te sturen. Het verschil met een herinnering ligt in de (aankondiging van de) kosten die je in rekening brengt of gaat brengen.

Waarom een onderscheid tussen het wel of niet aankondigen van de extra kosten? Het is afhankelijk van het type debiteur of je direct extra kosten in rekening mag brengen. Is de debiteur een consument dan moet je de kosten eerst aanzeggen. De consument-debiteur moet een termijn krijgen van minimaal 14 dagen na ontvangst van de aanmaningsbrief om de factuur alsnog te voldoen zonder extra kosten. Betreft het een business to business relatie dan is een aanzegtermijn niet nodig en kunnen de kosten direct in rekening worden gebracht. Welke kosten mag je dan in rekening brengen?

Buitengerechtelijke incassokosten

Als een debiteur niet betaalt, mag je op grond van de wet de redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte op die debiteur verhalen. Buitengerechtelijke incassokosten vallen in voornoemde categorie. Dit zijn kosten die een schuldeiser moet maken om diens factuur buiten rechte te innen. Denk bijvoorbeeld aan de extra tijd die het aanmaningsproces kost, maar bijvoorbeeld ook aan het inschakelen van een incassobureau of gerechtsdeurwaarderskantoor. In de Wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende besluit is een staffel opgenomen voor het berekenen van deze incassokosten. De kosten berekend aan de hand van deze staffel worden als redelijk beschouwd en zijn aan een maximum gebonden.

Wettelijke (handels)rente

Naast buitengerechtelijke incassokosten mag een schuldeiser ook wettelijke (handels)rente in rekening brengen als een debiteur niet tijdig de factuur voldoet. De rente loopt vanaf het moment dat de debiteur in verzuim is, oftewel vanaf de vervaldatum van de factuur. Wettelijke rente mag berekend worden ten aanzien van debiteuren die consument zijn. Bij een business to business relatie mag je wettelijke handelsrente in rekening brengen. Dit is een hoger percentage.

Geen administratiekosten

Breng je buitengerechtelijke incassokosten in rekening, dan is het niet toegestaan om administratiekosten of soortgelijke kosten in rekening te brengen. Meerdere bedrijven brengen dergelijke kosten in rekening als een debiteur niet tijdig betaalt. Je mag een debiteur echter niet tweemaal een “boete” geven voor dezelfde betalingsovertreding.

Tips

1. Zorg dat jouw bedrijf een duidelijk aanmaningsproces heeft: welke handelingen verricht je met welke interval als een debiteur de factuur niet tijdig betaalt? Denk hierbij aan herinneringsbrieven, bellen en aanmaningsbrieven.
2. Stel modelbrieven op die je kunt sturen. De juridisch adviseurs van Alfa kunnen je hierbij helpen.
3. Op internet zijn diverse rekentools te vinden voor het berekenen van de wettelijke (handels)rente en de buitengerechtelijke incassokosten.
4. Indien nodig: schakel een gerechtsdeurwaarderskantoor in.  

Heb je naar aanleiding van dit artikel vragen? Neem dan contact op met Gaby van Deursen, via gvandeursen@alfa.nl of via 088-2531682, of met je eigen contactpersoon bij Alfa. Met 35 vestigingen is Alfa overal dichtbij!