Voorkom een boete, maak een rondrekening btw/omzetbelasting

31 januari 2023 | Door:  Martin van den Brink

Vooraf
In dit artikel gebruik ik telkens de term btw in plaats van omzetbelasting. In de praktijk worden deze termen door elkaar gebruikt. De betekenis is in de praktijk ook hetzelfde.

Elk jaar in januari zijn we er weer druk mee: de laatste btw-aangifte van het afgelopen jaar. Een uitgelezen kans om alles nog eens goed na te kijken in de boekhouding. Ook is het de gelegenheid om eventuele fouten in de btw-aangiften tot en met november of het derde kwartaal te herstellen in de laatste aangifte van het jaar, die van december of het vierde kwartaal. Een handig en onmisbaar hulpmiddel hierbij is  bijgaand Excel-model: de rondrekening btw.

Dit artikel schreef ik eerder in januari 2021. Gezien de enorme belangstelling voor dit artikel en de nieuwe btw-wetgeving volgt hierbij een update.

In dit artikel ga ik verder in op dit model en hoe je dit praktisch kan gebruiken. Aan de orde komen ook een aantal bijzonderheden in de btw-wetgeving die in de praktijk vaak voorkomen. Met het model Rondrekening btw kan je snel mogelijke verschillen vaststellen tussen de al ingediende aangifte en de werkelijke afdracht van btw op basis van de kolommenbalans. Hierdoor ben je sneller in staat om eventuele verschillen alsnog aan te geven in de nieuwe btw-aangifte of een correctie btw-aangifte (ook wel btw-suppletie) in te dienen over de periode waarin het verschil ontstaan is. Dit laatste is verplicht als de afwijking meer dan €1.000 bedraagt. Hier vind je meer informatie hierover: Btw-aangifte corrigeren (belastingdienst.nl). 

Toepassing van het model

Je kan de al ingediende aangiften invullen in de desbetreffende tijdvakken. Je vult alleen de geel gearceerde velden in, daarna worden de btw-bedragen automatisch berekend. Als deze afwijken van de ingevulde bedragen op de aangiften, dan overschrijf je dat bedrag. Let op: normaal gesproken zit er hooguit een paar euro verschil in.

Onderaan vul je het totaalbedrag in volgens de meest recente kolommenbalans, in dit geval per 31 december 2022. In de kolom Verschil ontstaan dan verschillen die je invult in tijdvak december of het vierde kwartaal. Als de voorgaande perioden goed zijn berekend, sluit de berekende afdracht volgens het model over de laatste periode aan op de berekende btw volgens de btw-aangifte. Wijkt het meer dan € 1.000 af, dan is er een verschil in een voorgaande periode dat via een correctie-aangifte over die periode moet worden aangegeven.

Uiteraard is het wel belangrijk dat je de reden van die grote afwijking probeert te achterhalen. Het is daarom aan te raden om de kolommenbalans waarop je de aangifte baseert te bewaren. Deze kun je dan vergelijken met de nieuwe kolommenbalans over dezelfde periode.  

In de kolommenbalans staan meestal de grootboekrekeningen met betrekking tot de btw in een aparte rubriek. Het saldo van deze grootboekrekeningen vormt de balanspost btw. Normaliter is de balanspost gelijk aan de laatste btw-aangifte. Btw-suppleties uit voorgaande perioden of jaren kunnen eveneens onderdeel uitmaken van de huidige balanspost. Voor een goede rondrekening is het daarbij noodzakelijk dat je telkens de balanspost kan analyseren. Denk daarbij ook aan verschillen die ontstaan door boetes, belastingrente en deelbetalingen op btw-afdrachten. Hulp hierbij nodig? Bel je Alfa-klantbeheerder!

Bijzondere aandachtspunten in btw-aangiften

Leveringen aan buitenlandse afnemers, check het btw-nummer (vraag 3b)

Leveren aan buitenlandse klanten binnen de EU kan tegen 0% btw, maar dan moet die afnemer wel beschikken over een actueel en juist btw-identificatienummer. Check daarom bij iedere levering het btw-nummer via deze website van de Europese Commissie VIES (europa.eu). Let op: doe dat ook telkens bij bestaande klanten. Bij een klant kan de ondernemersvorm wijzigen, waardoor een btw-nummer vervallen is.

Leveringen (en diensten binnen de EU) uit het buitenland, bereken de btw (vraag 4a/4b)

Koop je wat uit het buitenland, dan wordt door het gebruik van je btw-identificatienummer geen btw berekend over deze levering (0% btw-factuur) of wordt de btw naar jou als afnemer verlegd in geval van diensten. Let op: in beide gevallen moet je wel de btw hierover aangeven in de aangifte bij vraag 4a (buiten EU) of 4b (binnen EU). In de praktijk wordt hiervoor meestal 21% btw aangehouden. Vervolgens kan je de btw weer in mindering brengen als voorbelasting bij vraag 5b.

Per saldo draag je geen btw af, maar deze manier van aangeven is wel wettelijk verplicht en kan bij belastingcontrole leiden tot naheffingen. Boek daarom altijd deze leveringen en diensten op aparte grootboekrekeningen en met een eigen btw-code. Meestal gaat dit wel goed bij inkopen en ditzelfde geldt uiteraard ook bij kostenfacturen. Denk hierbij onder andere aan facturen van Google en Facebook. Laat je klantbeheerder meekijken als je twijfelt of dit bij jou goed gaat.

Soms geen btw-aftrek mogelijk (vraag 5b)

In een aantal gevallen mag je de in rekening gebrachte btw niet aftrekken. Maak je kosten voor eten en drinken voor jezelf, je personeel of je zakenrelatie? Dan mag je de btw niet aftrekken als je iets eet of drinkt in een horecagelegenheid. Bij uitgaven waarbij een privé-element speelt, is het mogelijk dat de btw-aftrek wordt beperkt. Twijfel je over de juiste aftrek van de btw, neem dan contact op met je Alfa klantbeheerder.

Btw over privé-gebruik (vraag 1d)

In de laatste aangifte van het jaar moet je de btw over het privégebruik aangeven. Het meest bekende voorbeeld is de auto van de zaak. Over auto’s die maximaal vier jaar na het jaar van gebruik/aanschaf in je bezit zijn, ben je als hoofdregel 2,7% btw over de cataloguswaarde verschuldigd als je voor de auto ook een bijtelling toepast voor de inkomsten- en/of loonbelasting. Bij auto’s die je langer in bezit hebt of waar je bij aanschaf geen btw hebt afgetrokken (bijvoorbeeld marge-auto’s) is de hoofdregel 1,5% btw over de cataloguswaarde. De cataloguswaarde is makkelijk te achterhalen op de website van de RDW. Overigens kan ook btw verschuldigd zijn als auto’s alleen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten worden gebruikt, omdat in tegenstelling tot de loonbelasting de woon-werkkilometers als privéritten worden beschouwd. Speelt dit bij jouw werknemers, neem dan contact op met je Alfa klantbeheerder. 

Voorbeeld

BV X heeft twee werknemers die in een auto van de zaak rijden. Jan rijdt in een Tesla uit 2020 met een cataloguswaarde van € 60.000. De btw-afdracht hierover is 2,7% van € 60.000, dus € 1.620. Piet rijdt in een Ford Focus die gekocht is in 2015 met een cataloguswaarde van € 30.000. De btw-afdracht hierover is 1,5%, dus € 450. Bij vraag 1d geef je als waarde aan € 90.000 en in de btw-kolom € 2.070. Let op: mogelijk kan de btw-afdracht lager zijn, neem hiervoor contact op met je Alfa klantbeheerder.

Andere posten waarover in de praktijk btw privégebruik aangegeven wordt, zijn:

• Privéverbruik van goederen, bijvoorbeeld een groenteboer die eigen producten gebruikt
• Privé-element in de accountantskosten inzake de aangifte inkomstenbelasting
• Privégebruik energiekosten, bijvoorbeeld bij een woon-winkelpand
• Privégebruik van telefoon, als alle telefoonkosten op de zaak staan 

Privé-auto van IB-ondernemer (geen dga) die wordt gebruikt voor zakelijke ritten

Heb je een auto in privé en belast je jaarlijks de zakelijke kilometers tegen € 0,19 per km door aan je onderneming? Dan mag je vervolgens ook een deel van de btw op de verbruikskosten (brandstof, onderhoud) in aftrek brengen op de btw-aangifte. Let op: de btw-aftrek geldt niet voor dga’s, alleen voor ondernemers voor de inkomstenbelasting (eenmanszaak/vof/zzp’er). Overigens is eindelijk na jaren de onbelaste vergoeding per 1 januari 2023 verhoogd naar € 0,21 en per 1 januari 2024 naar € 0,22. Hou hier rekening mee bij je declaraties aan je onderneming.

Voorbeeld

Mieke rijdt 23.000 km per jaar met haar privé-auto, waarvan 16.000 km zakelijk en 7.000 km privé. Mieke betaalt aan btw op de brandstof € 700 en aan onderhoud € 200. De totale btw bedraagt € 900. Hiervan mag 16.000/23.000e deel, dus € 626 aan voorbelasting worden afgetrokken. Vul dit in bij vraag 5b. Als Mieke bij aanschaf van de privé-auto wel de btw heeft teruggevraagd, dan moet ze rekening houden met een btw-correctie over de afschrijving.

Btw terugvragen over oninbare vorderingen van dubieuze debiteuren (vraag 1a/1b)

Als je debiteuren hebt die facturen ouder dan één jaar nog niet hebben betaald en waarbij het aannemelijk is dat ze dat ook niet meer gaan doen, dan mag je de btw op die facturen terugvragen op de in te dienen btw-aangifte. Meer hierover in dit artikel van collega Harm-Jan de Boer. Wacht niet te lang om de btw terug te vragen dan een jaar na opeisbaarheid!

Besluit Uitsluiting Aftrek van voorbelasting (BUA) bij verstrekkingen aan uw medewerkers

De btw die je betaalt over uitgaven voor giften, relatiegeschenken en personeelsvoorzieningen is niet altijd aftrekbaar. Er geldt een drempelbedrag van € 227 (exclusief btw) per werknemer/ontvanger per boekjaar. Zijn je jaarlijkse uitgaven niet meer dan dit bedrag? Dan mag je de btw hierover aftrekken. Eventuele correcties geef je aan bij vraag 1d in de aangifte. Zie ook Personeelsvoorzieningen, giften en relatiegeschenken (belastingdienst.nl).

Leveringen aan buitenlandse particulieren via webshop (OSS-aangifte)

Heb je een webshop en verkoop je producten aan klanten in de EU die geen btw-aangifte doen (particulieren en vrijgestelde organisaties zonder btw-identificatienummer)? Dan zal je al snel btw moeten afdragen in het buitenland en je daar als ondernemer moeten registreren. Gelukkig kan je vanaf 1 juli 2021 gebruik maken van de Unieregeling in het éénloketsysteem. Vaak wordt deze regeling ook aangeduid met de One Stop Shop (OSS) regeling. Groot voordeel van deze regeling is dat op één kwartaalaangifte de btw van alle 27 landen kan worden afgedragen aan de Nederlandse Belastingdienst. De OSS-aangifte is dus een aparte aangifte die los staat van de reguliere btw-aangifte. De omzet die wordt aangegeven op de OSS-aangifte wordt dus niet aangegeven in de reguliere aangifte. Om deze aangifte goed te kunnen doen, moet in de webshop de omzet per land worden geregistreerd per kwartaal. De btw die wordt afgedragen is het btw-tarief dat bij het desbetreffende EU-land hoort.

Voorbeeld

Wim heeft een winkel in sportartikelen. Naast de winkel heeft hij ook een webshop en hij verkoopt ook aan EU-burgers. In 2021 was de omzet aan EU-burgers (exclusief Nederland) nog maar € 7.000, waardoor hij onder de grens van € 10.000 op jaarbasis zat. Hij droeg toen gewoon 21% Nederlandse btw af over deze omzet. In juni 2022 heeft Wim al € 10.100 aan omzet geleverd aan EU-burgers. Wim registreert zich vanaf het derde kwartaal 2022 bij de Belastingdienst om de OSS-aangifte te mogen doen. In het derde kwartaal van 2022 behaalt Wim de volgende omzet:

Verkopen aan Nederlandse burgers € 68.000 x 21% btw (reguliere afdracht via btw-aangifte)

Levering aan EU-burgers buiten Nederland:
België € 2.300 incl. 21% Belgische omzetbelasting, btw-bedrag € 399,17
Duitsland € 4.500 incl. 19% Mehrwertsteuer, btw-bedrag € 718,48
Frankrijk € 1.400 incl. 20% TVA, btw-bedrag € 233,33
Denemarken € 5.700 incl. 25% Moms, btw-bedrag € 1.140

Totale omzet aan EU-burgers buiten Nederland € 13.900 inclusief € 2.490,98 btw-afdracht. Het gemiddelde btw-tarief komt daarmee uit op € 2.490,98: (€ 13.900 -/- € 2.490,98) is 21,83%. Dit is hoger dan het Nederlandse btw-tarief. In dit geval draag je dus wat meer btw af dan zonder de OSS-regeling. Bijzonderheidje: de afdracht gebeurt ook in centen, dus € 2.490,98 in dit geval en niet € 2.490.

Alle huidige btw-tarieven van EU-landen zie je hier.

Voorwaarden en voordelen van de OSS-aangifte:

• Minimaal € 10.000 omzet inclusief btw aan EU-burgers per jaar
• Geen registratie van je bedrijf bij de buitenlandse belastingdiensten meer nodig (in tegenstelling tot de oude regeling voor Afstandsverkopen)
• eenmaal per kwartaal op één aangifte alle buitenlande btw afdragen aan de Nederlandse Belastingdienst

Wanneer niet meedoen aan de OSS-regeling?

• In de OSS-aangifte kan alleen btw worden afgedragen, het is niet mogelijk om buitenlandse betaalde btw in de OSS-aangifte te verrekenen. Daarvoor is registratie bij desbetreffende belastingdienst in dat land nodig.

Tip: breng in kaart hoe hoog je omzet is via de webshop aan EU-burgers. Kom je in de buurt van de € 10.000, neem dan contact op met je Alfa-adviseur.  

Tips en aanbevelingen

• Probeer grip te houden op de btw-aangiften en gebruik het model.
• Analyseer altijd de balanspost btw, weet uit welke aangiften deze bestaat en dien btw-suppleties zo spoedig mogelijk in om de belastingrente te beperken.
• Beoordeel het grootboek op btw-aspecten: is btw terecht afgetrokken of misschien vergeten?
• Vraag btw terug op openstaande verkoopfacturen, één jaar na opeisbaarheid!
• Check altijd het btw-ICP nummer van je buitenlandse klant.
• Wees alert op leveringen vanuit het buitenland.
• Check je webshop op omzet aan EU-burgers en hou de drempel van € 10.000 in de gaten. Registreer je tijdig voor de OSS-aangifte.
• Geef btw-correcties groter dan € 1.000 tijdig en over de juiste periode aan.
• Geef het privégebruik aan in het laatste aangifte van het jaar.
• Doe altijd een juiste btw-aangifte. Maak gebruik van kortdurend uitstel van betaling als je even niet kan betalen. Regel dit samen met je Alfa klantbeheerder.
• Doe je de btw-aangifte altijd zelf? Betrek dan in ieder geval je Alfa-klantbeheerder bij de laatste btw-aangifte van het jaar.