De inschrijfplicht van de UBO is een feit

3 november 2020 | Door:  Joost Blom

Zoals je ongetwijfeld mee gekregen hebt moet tegenwoordig van iedere onderneming, stichting, vereniging etc (met een paar uitzonderingen zoals eenmanszaken) de zogenaamde UBO (Ultimate Beneficial Owner: uiteindelijk belanghebbende) worden ingeschreven. Dit is een gevolg van een Europese regeling die voor alle landen inmiddels geldt. Nederland behoort tot de achterhoede waar het gaat om het invoeren van deze regeling.

Wie is een UBO?

De UBO is iemand die bijvoorbeeld meer dan 25% stemrecht heeft in de Algemene Vergadering van aandeelhouders of t.a.v. een statutenwijziging. Het voert te ver om hier alle criteria te vermelden, maar op kvk.nl kun je precies lezen wie van welke onderneming een UBO is. Uiteindelijk is er van iedere onderneming een UBO. Want als er door de wettelijke regels geen UBO naar boven komt, dan is de hoger leidinggevende (de directeur) de UBO. Deze wordt dan in de volksmond ook wel pseudo-UBO genoemd. Voor iedere onderneming, stichting en vereniging is er dus uiteindelijk een UBO.

Welke gegevens zijn te raadplegen?

De naam van UBO is vervolgens voor iedereen te raadplegen. Ook is te raadplegen hoe groot iemands belang is en wat voor een soort belang die persoon dan heeft. Behalve geboortejaar en -plaats zijn vervolgens ook nog nationaliteit en woonstaat te raadplegen. De andere gegevens die opgegeven moeten worden (zoals bijvoorbeeld je BSN) zijn alleen voor een paar instanties, zoals de FIOD, te raadplegen. Het is in bepaalde situaties mogelijk om de meeste gegevens te laten afschermen, maar dat zal echt een uitzondering zijn (bijv. als er risico op ontvoering of afpersing is).

Hoe schrijf ik de UBO in?

Je bent als ondernemer zelf verantwoordelijk voor het inschrijven van de UBO. Je kunt dit doen door het digitale stappenplan te volgen op kvk.nl. Alternatief is om het formulier dat hier speciaal voor ontworpen is (formuliernr. 30, 31, 32 of 33  – afhankelijk van het soort onderneming of inschrijving dat je hebt) te downloaden en in te vullen. Daarna moet dit formulier naar de Kamer van Koophandel worden gebracht. Naast deze opgave moet je ook bewijs aanleveren bij de Kamer van Koophandel waaruit dan blijkt dat je de UBO bent. Een voorbeeld van deze opgave is een (gewaarmerkt) kopie van het aandeelhoudersregister of een firma-akte. Met name deze opgave zal lastig zijn om uit te zoeken.

Tot wanneer kan ik de UBO inschrijven?

De wetgever heeft bepaald dat vanaf 27 september 2020 gerekend (de invoeringsdatum) je 18 maanden de tijd hebt om je UBO in te schrijven. Dat betekent dus dat je voor 27 maart 2022 de UBO moet hebben ingeschreven. Er schijnen nu brieven door de Kamer van Koophandel verzonden te worden waarin staat dat je binnen 6 weken de UBO moet hebben ingeschreven, maar dat is dus pertinent niet waar.

Wie kan mij helpen de UBO in te schrijven?

De Kamer van Koophandel zal je niet helpen anders dan de informatie die op de website van hun staat. Dat neemt niet weg dat het best lastig kan zijn om alles goed aan te leveren bij de Kamer van Koophandel. Daarom kan Alfa jou natuurlijk altijd helpen je UBO te bepalen en daarna in te schrijven. Wij kunnen de opgave zelf niet verzorgen want de organisatie is en blijft zelf verantwoordelijk. Wil je hulp van Alfa dan kun je natuurlijk altijd jouw klantbeheerder contacten. Ook kun je contact opnemen met één van de juristen van Alfa.