Sneller en veiliger factureren: E-facturatie

1 maart 2022 | Door:  Nick Sijmons

De wereld om ons heen verandert in een razend tempo. Digitaliseren is de toekomst, ook in de boekhouding. Zo wordt steeds vaker om een digitale factuur gevraagd: een E-factuur. Is dat hetzelfde als een factuur versturen in PDF-vorm? Nee, dat is het niet. Een E-factuur, ook wel UBL-factuur, is een bestand welke volgens vaste normen is opgebouwd zodat de meeste boekhoudsoftware de facturen kunnen inlezen en verwerken. De PDF heb je niet eens meer nodig. De factuur staat immers verwerkt in de boekhouding. De PDF is echter wel fijn leesbaar voor ons.

Welke voordelen heeft het?

Alle informatie die op de E-factuur staat, wordt door de boekhoudsoftware ingelezen en vult de administratie, na controle door jou als ondernemer, automatisch aan. De kans op fouten bij het verwerken van je facturen is een stuk kleiner. Er zijn geen vertaal- en/of typfouten meer. Daarnaast werkt het sneller aangezien de factuur niet over de mail komt maar direct naar het boekhoudpakket óf de scan- en herkenapplicatie wordt verzonden. Wanneer je aangesloten bent bij het Peppol-netwerk werkt het ook nog eens veiliger. Je werkt dan op een gesloten netwerk waarbij je terugkoppeling krijgt wanneer de factuur is aangekomen en het moeilijk wordt voor spookfacturen om toe te treden op dit netwerk. Nog een voordeel: wanneer je nog met papieren facturen werkt, kost het geen printpapier meer. Dit is dan ook nog eens duurzaam!

Welke partijen vragen erom

We zien vaak dat (semi)overheden een E-factuur willen ontvangen. Nu komt het vaak voor dat de ondernemer wel een verkoopfactuur maakt in het boekhoudpakket, maar dat deze vervolgens wordt overgetypt in het portaal van de overheid. Dat is natuurlijk zonde van al het werk en de tijd. Het is namelijk niet nodig, veel boekhoudpakketten ondersteunen namelijk het aanleveren van e-facturatie al. Het moet alleen nog geactiveerd worden. Alfa Accountants en Adviseurs ondersteunt en begeleidt de ondernemer en/of onderneming hier graag bij.

Wil jij slim factureren? Vraag dan aan onze IT-adviseur Rutger van den Noort of mij, Nick Sijmons, naar de mogelijkheden voor e-facturatie vanuit jouw boekhoudpakket.